Online arbeiten leicht gemacht

Empfehlungen Digitaler Tools zum online arbeiten

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Unternehmen

Arbeitsteilung – SharePoint

Um online arbeiten effektiv zu gestalten empfehlen wir Unternehmen das digitale Tool SharePoint.
Dieses Tool empfehlen wir aus folgenden Gründen:

  • Dynamische und produktive Teamwebsites in SharePoint erleichtern Projektgruppen und Abteilungen die Zusammenarbeit im Team. Ebenso ist das Teilen von Dateien, Daten, News und Ressourcen sowie das Anpassen der Website an die Bedürfnisse des Teams möglich
  • Mitarbeiter informieren und über das Intranet in den Unternehmensprozess einbinden. Zusätzlich dazu wird die betriebliche Effizienz verbessert, indem Arbeitsmaterialien und Anwendungen auf Startwebsites und Portalen bereitstehen
  • Dank leistungsfähiger und intelligenter Suchfunktionen sind Informationen, Know-how und Einblicke, für Entscheidungen und weitere Schritte, nur einen Klick entfernt
  • Produktiver durch erneuerte Prozesse – von einfachen Benachrichtigungen und Genehmigungen bis hin zu komplexen Betriebsabläufen

Mehr als 200.000 Unternehmen und 190 Mio. Anwender nutzen SharePoint für Intranets, Teamwebsites und Content Management

Koordination – Yammer

Die Koordination der Aufgaben ist ebenfalls wichtig, beim online arbeiten. Deshalb empfehlen wir hier das Tool Yammer für Unternehmen.
Dieses Tool empfehlen wir aus folgenden Gründen:

  • Einerseits wird die Zusammenarbeit unter den Mitarbeiter besser vernetzt. Andererseits wird die Kommunikation verbessert und der Austausch im Team gestärkt
  • Zudem ist schnelles und einfaches Teilen von Informationen, Events und Dateien unternehmensweit möglich
  • Firmentreffen, Schulungen und Versammlungen online veranstalten und Mitarbeiter aktiv daran beteiligen. So können Meinungen unkompliziert eingeholt werden. Der Vorteil – jeder Mitarbeiter wird gehört!
  • Ebenso ist es möglich, Yammer in andere Apps wie z.B. Microsoft Teams zu integrieren um, die Kommunikation und das Bearbeiten von Aufgaben zu verbinden und effektiver zu gestalten

Meetings – Zoom

Idealerweise müssen sich Mitarbeiter in Unternehmen untereinander absprechen, dies geht am besten mit dem digitalen Tool Zoom. Online arbeiten wird mit diesem Tool problemlos möglich.
Dieses Tool empfehlen wir aus folgenden Gründen:

  • Aufgrund des breiten Funktionsumfangs wie z.B. Zoom Rooms für Konferenzen bis hin zu Zoom Phones für Telefonkonferenzen, eignet sich das Tool Zoom am besten für Unternehmen
  • Mit Zoom ist es somit möglich, den betrieblichen Alltag in die digitale Form zu transferieren. Dadurch wird die Arbeit unabhängig vom Standort und die Mitarbeiter sind flexibler
  • Zudem eignet sich Zoom Video-Webinare vor allem für Seminaren, um Fortbildungsangebote wie Schulungen oder Ausbildungsinhalte umzusetzen
  • Außerdem können bis zu 1.000 Teilnehmer an einer Besprechung teilnehmen

Projektmanagement – Monday.com

Projekte von zuhause aus planen und managen? Mit Monday.com ist das kein Problem, deshalb sollte dieses Tool beim online arbeiten nicht fehlen.
Dieses Tool empfehlen wir aus folgenden Gründen:

  • Vorgefertigte Vorlagen und Baublöcke stehen Unternehmen zur Verfügung. Außerdem können Mitarbeiter mit den Vorlagen Zeit sparen und diese eingesparte Zeit wiederum sinnvoll für andere Tätigkeiten nutzen
  • Das Tool ist für viele Abteilungen im Unternehmen einsetzbar und unterstützt dabei den aktiven Arbeitsalltag
  •  Aufgrund der benutzerfreundlichen Plattform fällt es Unternehmen besonders leicht, Aufgaben auszuführen
  • Zusätzlich können Aufgaben gemeinsam verwaltet und verfolgt werden – d.h. ob nun vom Büro, von zu Hause oder von unterwegs mit diesem Tool haben Unternehmen und deren Mitarbeiter die Möglichkeit den Arbeitsplatz zu variieren
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Studenten

Arbeitsteilung – Evernote

Für Studenten bietet sich das Tool Evernote an, um eine organisierte Arbeitsteilung beim online arbeiten zu erzielen. Ein Plus Punkt ist hier vorweg, dass Studenten einen Rabatt von 50 % auf ein Jahr Evernote Premium erhalten.
Weiter Gründe, wieso wir dieses Tool empfehlen:

  • Erfassung aller Lerninhalte – welche von überall aus griffbereit sind und immer zur Verfügung stehen.  Außerdem ist das Abspeichern von Google Drive-Dateien in Evernote möglich, um Kursunterlagen und Ideen an einem Ort aufzubewahren
  • Abgabetermine im Blick behalten und somit keine Abgabe mehr verpassen
  • Zusätzliche dazu können Notizen eingetippt oder handschriftliche Notizen sogar eingescannte werden. Handouts, Webseiten und Fotos von Whiteboards an einem gemeinsamen Ort aufbewahrt, statt viele verschiedene Ordner anzulegen für die ganzen Unterlagen
  • Außerdem ist es möglich Schlagwörter, Texte und Fotos, welche handschriftlich festgehalten wurden, zu durchsuchen. Des Weiteren ist das komplette Lernmaterial auf jedem benutzten Gerät synchronisiert, d.h. es ist immer alles auf dem neusten Stand!

Koordination – Todoist

Um Aufgaben besser zu koordinieren empfehlen wir Studenten das Tool Todoist. Mit diesem Tool wird selbst der unorganisiertesten Studenten zum Organisationstalent.
Dieses Tool empfehlen wir aus folgenden Gründen:

  • Todoist bietet eine strukturierte Übersicht der zu erledigenden Aufgaben
  • Außerdem hat man mit Todoist immer die Checklisten mit dazugehörigen Aufgaben dabei. So ist man auch unterwegs organisiert und weiß was noch zu erledigen ist
  • Weniger Chaos, weniger Fehler, weniger Papierverschwendung – da keine Post-Its mehr benötigt werden – somit hat man alles auf einen Blick!
  • Ebenso ist es möglich, Aufgaben zu priorisieren und einzuteilen. Außerdem gibt es eine Erinnerungsfunktion, damit auch der faulste Student nichts mehr vergisst 😉

Meetings – Cisco Webex

Das digitale Tool Cisco Webex empfiehlt sich für Studenten, welche online arbeiten und sich dafür mit ihren Teammitgliedern absprechen müssen.
Dieses Tool empfehlen wir aus folgenden Gründen:

  • Eignet sich zum Abhalten von Meetings und ist deswegen ideal für die wichtigsten Situation im Studium sowie den studentischen Alltag
  • Besprechungen aufnehmen und als Videoaufzeichnung speichern. Diese Funktion ist besonders hilfreich, da so Teammitglieder welche die Besprechungen verpasst haben trotzdem nachvollziehen was besprochen wurde
  • Besprechungen und Treffen in den Projekt- und Lerngruppen können ohne hohen Aufwand erfolgen
  • Vor allem in der kostenfreien Lizenz sind viele Funktion sehr gut nutzbar. Also bestens für Studenten geeignet!

Projektmanagement – Asana

Das Tool Asana kann für Studenten empfohlen werden, welche vor allem gemeinsam an Projekten online arbeiten.
Dieses Tool empfehlen wir aus folgenden Gründen:

  • Einerseits können mit Asana Projekte online bearbeitet, organisiert und verwaltet werden
  • Andererseits ist Asana hilfreich für Studenten, da dadurch Gruppenarbeiten und speziell Projektarbeiten besser zusammen bearbeitet werden können
  • Außerdem bietet das Tool eine bessere Planung und Organisation für Studenten insbesondere, wenn es darum geht Fristen und Abgaben einzuhalten
  • Zwar ist dieses Tool eher für Projektmanagement im Unternehmen geeignet, dennoch können auch Studenten dieses Tool für das Management von Projekte an der Uni oder Hochschule nutzen

Weitere Infos zu den Tools:

https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/compare-sharepoint-plans?market=de
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/compare-more-office-365-for-business-plans?market=de
https://zoom.us/pricing
https://www.tipps-e-working.de/projektmanagement-tool-asana/
https://evernote.com/intl/de/compare-plans
https://todoist.com/de/premium
https://www.cisco.com/c/de_de/solutions/small-business.html?dtid=pseggl000183&oid=0&ccid=cc000501&gclid=Cj0KCQjwlN32BRCCARIsADZ-J4tjUie3rPMCNNmKk_WZoCwKzSD3ykFIMKAkklGjPip7ktppes5_D8QaAs5sEALw_wcB&gclsrc=aw.ds
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